Dans les trois premières parties de cette série, nous avons examiné les différentes façons d’optimiser le contenu directement dans le document source, afin que l’accessibilité soit intégrée dès le début. Nous avons expliqué pourquoi il était préférable d’intégrer l’accessibilité dès le départ, plutôt que d’attendre que le document ait été converti à partir de sa source pour l’ajouter a posteriori au fichier PDF obtenu.
Mais même si les auteurs s'efforcent d'intégrer les meilleures pratiques en matière d'accessibilité dans leurs documents sources, tous ces efforts peuvent être réduits à néant en quelques secondes lorsque des auteurs mal informés ont recours à des processus de conversion inadaptés pour générer leurs fichiers PDF. C'est peut-être en grande partie pour cette raison que le format PDF a acquis une si mauvaise réputation ces dernières années en matière d'accessibilité des contenus…
Il existe de nombreuses méthodes rapides et approximatives permettant de convertir un fichier Word en PDF, et la plupart des outils disponibles sur le marché permettent aux auteurs de le faire. Mais comme vous pouvez vous en douter, la majorité de ces méthodes ou outils donnent des résultats très médiocres en matière d'accessibilité.
L'une des pires façons de créer un PDF consiste à utiliser les options d'impression par défaut disponibles dans la plupart des logiciels ; une méthode sans doute utilisée par de nombreux outils existants, ainsi que par la plupart des personnes qui souhaitent simplement créer leur document PDF et en finir avec ça. En résumé, « l'impression au format PDF » n'est pas une méthode recommandée pour convertir un document Word au format PDF, car ce processus supprime systématiquement toutes les fonctionnalités d'accessibilité intégrées au document Word, ce qui donne un PDF « non balisé », c'est-à-dire un PDF dépourvu de balises permettant de structurer son contenu.
Et franchement, à quoi bon déployer tous ces efforts en matière d'accessibilité si c'est pour les voir réduits à néant à la dernière minute à cause d'un processus de conversion mal géré ou mal maîtrisé ? Les documents non balisés perdent tout ce qui a été fait en matière d'accessibilité, ce qui signifie qu'il faut tout refaire dans Adobe Acrobat Pro. Il va donc de soi qu'il faut à tout prix éviter d'imprimer au format PDF.
En réalité, la méthode à suivre pour convertir des fichiers Microsoft Word au format PDF dépend en grande partie de la version de Microsoft Office que vous avez installée. Par souci de concision, nous nous concentrerons principalement sur les options disponibles dans Microsoft Word 2010, mais nous aborderons également brièvement les différentes façons de procéder avec Word 2007 et Word 2000-2003 avant de conclure cet article.
Microsoft Word 2010
Office 2010 propose deux méthodes pour créer des fichiers PDF avec balises : 1) de manière native ou 2) à l'aide du complément Adobe appelé PDFMaker. Ce complément est disponible pour les utilisateurs ayant installé Adobe Acrobat. Dans le cas contraire, la méthode native peut être utilisée. Les deux méthodes sont décrites ci-dessous.
Conversion au format PDF à l'aide de Word et de PDFMaker
La méthode la plus fiable pour convertir un document Word au format PDF consiste à utiliser le complément PDFMaker, qui est automatiquement installé dans Office 2010 lors de l'installation d'Acrobat Pro. L'utilisation de PDFMaker garantit la conservation de toutes les fonctionnalités d'accessibilité du document Word tout au long du processus de conversion au format PDF, y compris les éléments balisés.
Toutefois, avant de convertir pour la première fois un document Word au format PDF, il est fortement recommandé de vérifier les paramètres de conversion PDF relatifs à l'accessibilité. Une fois définis, ces paramètres resteront en vigueur jusqu'à ce qu'ils soient modifiés. Ainsi, à moins que des modifications ne soient apportées, ces paramètres ne doivent être définis qu'une seule fois et pourront ensuite être utilisés en toute fiabilité.
Pour afficher ou modifier les paramètres de conversion de PDFMaker, commencez par vous rendre dans l'onglet « Acrobat » du groupe « Créer un fichier Adobe PDF », puis cliquez sur le bouton « Préférences ». La boîte de dialogue « Acrobat PDF Maker » s'ouvre alors. À partir de là, procédez comme suit :
- Sélectionnez l'onglet « Paramètres », accédez à la section « Paramètres de l'application » et assurez-vous que les options « Créer des signets », « Ajouter des liens » et « Activer l'accessibilité et le réagencement avec les fichiers PDF Adobe balisés » sont cochées. L'option « Joindre le fichier source » peut rester décochée.
- Ensuite, passez à l'onglet « Sécurité » et assurez-vous que les options « Autorisations » ne sont pas cochées. La « Sécurité par mot de passe » sera applicable ultérieurement dans Adobe Acrobat Pro. Si, pour une raison quelconque, cette option doit être cochée avant la conversion au format PDF, assurez-vous qu'au moins l'option « Activer l'accès au texte pour les lecteurs d'écran destinés aux personnes malvoyantes » est cochée.
- Dans l'onglet « Word », sous « Fonctionnalités de Word », assurez-vous que l'option « Convertir les liens vers les notes de bas de page et les notes de fin » est cochée. Les deux autres options peuvent rester décochées.
- Enfin, dans l'onglet « Signets », assurez-vous que l'option « Convertir les titres Word en signets » est également cochée. Les deux autres options peuvent rester décochées.
Une fois ces paramètres sélectionnés, cliquez sur le bouton « OK » pour valider. PDFMaker est désormais prêt à gérer correctement vos processus de conversion au format PDF. Il est maintenant temps de créer le document PDF !
- Revenez à l'onglet « Acrobat » dans le groupe « Créer un fichier Adobe PDF », puis cliquez sur le bouton « Créer un fichier PDF ». Vous pouvez également vous rendre simplement dans l'onglet « Fichier » et sélectionner « Enregistrer au format Adobe PDF » dans la liste des options de format. Ces deux options ouvriront la boîte de dialogue « Enregistrer le fichier Adobe PDF sous ».
- Il vous sera ensuite demandé de nommer le fichier et de l'enregistrer sur votre disque dur comme vous le feriez habituellement, en utilisant l'extension .pdf et en cliquant sur le bouton « Enregistrer ».
- La boîte de dialogue Acrobat PDFMaker s'ouvrira pendant la conversion du fichier au format PDF. Une fois la conversion terminée, le fichier nouvellement créé s'ouvrira dans Acrobat Pro. Et voilà ! Le fichier PDF obtenu devrait être balisé et comporter la plupart, voire la totalité, des fonctionnalités d'accessibilité initialement intégrées.
Pour plus d'informations sur le processus de conversion, WebAIM propose une série de recommandations utiles pour convertir correctement un document Word au format PDF dans son tutoriel sur l'accessibilité des fichiers PDF : http://webaim.org/techniques/acrobat/converting.
Conversion native au format PDF à partir de Word
Si Acrobat Pro n'est pas installé sur votre ordinateur, vous pouvez convertir un fichier Word au format PDF de manière native en sélectionnant Fichier » Enregistrer sous, puis en choisissant « PDF » dans le menu « Type de fichier ». Avant d'enregistrer le fichier, sélectionnez « Options » et assurez-vous que l'option « Balises de structure du document pour l'accessibilité » est cochée. Là encore, le PDF obtenu devrait être balisé et contenir la plupart, voire la totalité, des fonctionnalités d'accessibilité initialement intégrées. Comme c'était le cas avec l'autre méthode expliquée précédemment, les résultats peuvent varier d'un cas à l'autre.
Office 2007
Les utilisateurs d'Office 2007 doivent disposer soit d'Adobe Acrobat, soit du complément PDF de Microsoft. Le complément Adobe vous permet de convertir un document au format PDF en cliquant sur le bouton Office puis en sélectionnant « Enregistrer sous » > « Adobe PDF », ou en sélectionnant « Créer un PDF » dans le ruban Acrobat. Un document PDF balisé devrait être créé par défaut. Vous pouvez vérifier les paramètres d'accessibilité en sélectionnant les options de conversion Adobe PDF. L'option « Créer un fichier PDF accessible (balisé) » doit être sélectionnée.
Un complément gratuit permettant d’enregistrer au format PDF est disponible pour Word 2007. Cliquez sur le bouton Office et sélectionnez « Enregistrer sous » → « PDF ». Avant d’enregistrer, sélectionnez « Options » pour vous assurer que l’option « Balises de structure du document pour l’accessibilité » est cochée. Notez toutefois que cette méthode n’est pas aussi efficace que le complément Adobe pour le balisage du contenu. Vous devriez toujours vérifier l’accessibilité du fichier PDF obtenu à l’aide d’Acrobat Pro.
Office 2000-2003
Les utilisateurs d'Office 2000-2003 doivent disposer d'Acrobat, ainsi que du complément, qui est installé par défaut dans Microsoft Office lors de l'installation d'Adobe Acrobat. Ce complément vous permet de convertir des fichiers Office au format PDF sans ouvrir Acrobat. Il installe également un menu « Adobe PDF », qui devrait apparaître dans la barre de menus. Pour convertir un document Word au format PDF, sélectionnez Adobe PDF » Convertir en Adobe PDF. Pour vérifier que les fonctionnalités d'accessibilité sont activées, accédez à Adobe PDF » Modifier les paramètres de conversion et assurez-vous que l'option « Activer l'accessibilité et le réagencement avec le format Adobe PDF balisé » est sélectionnée.
Voilà, c'est aussi simple que ça. Lorsque la plupart des efforts en matière d'accessibilité sont concentrés sur le document source et que la conversion au format PDF est effectuée selon l'une des méthodes présentées ci-dessus, les documents obtenus devraient être parfaitement conformes aux normes d'accessibilité. Alors, lancez ces outils et c'est parti !
Cet article de blog clôt notre série consacrée à l'accessibilité des fichiers PDF. Vous pouvez consulter les articles précédents ici :
- Exigences relatives aux fichiers PDF accessibles : 1re partie
- Exigences relatives à un fichier PDF accessible : 2e partie – Obstacles courants à l'accessibilité
- Exigences relatives aux fichiers PDF accessibles : Partie 3 – Bonnes pratiques de création
- Exigences relatives à un fichier PDF accessible : Partie 4 – Processus de conversion adéquat (cet article)
Nous espérons que vous avez apprécié ce dernier volet de notre série consacrée aux exigences en matière d'accessibilité des fichiers PDF. Pensez-vous que ces bonnes pratiques vous ont aidé à vous lancer du bon pied dans le domaine de l'accessibilité des fichiers PDF ? Y a-t-il d'autres aspects spécifiques que vous auriez souhaité que nous abordions ? N'hésitez pas à laisser un commentaire afin que nous puissions poursuivre cette discussion.
