In den ersten drei Teilen dieser Reihe haben wir uns damit befasst, wie Inhalte direkt im Quelldokument optimiert werden können, sodass die Barrierefreiheit von Anfang an integriert ist. Wir haben dargelegt, warum es vorteilhafter ist, die Barrierefreiheit direkt zu integrieren, anstatt zu warten, bis das Dokument aus dem Quellformat konvertiert wurde, um sie dann dem resultierenden PDF nachträglich hinzuzufügen.
Doch ganz gleich, wie sehr sich Autoren bemühen, bewährte Verfahren zur Barrierefreiheit in ihre Quelldokumente zu integrieren – all diese Anstrengungen können innerhalb von Sekunden zunichte gemacht werden, wenn uninformierte Autoren mangelhafte Konvertierungsverfahren zur Erstellung ihrer PDF-Dateien verwenden. Vielleicht hat dies viel mit den Gründen zu tun, warum das PDF-Format in den letzten Jahren einen so schlechten Ruf in Bezug auf barrierefreie Inhalte bekommen hat…
Es gibt viele schnelle und einfache Methoden, mit denen sich eine Word-Datei in ein PDF umwandeln lässt, und die meisten verfügbaren Tools bieten Autoren genau diese Möglichkeit. Doch wie Sie sich vorstellen können, führen die meisten dieser Methoden oder Tools zu sehr schlechten Ergebnissen hinsichtlich der Barrierefreiheit.
Eine der schlechtesten Methoden zur Erstellung einer PDF-Datei ist die Verwendung der Standard-Druckoptionen, die in den meisten Softwarepaketen verfügbar sind; eine Vorgehensweise, die wohl von vielen Tools auf dem Markt sowie von den meisten Menschen genutzt wird, die einfach nur ihr PDF-Dokument erstellen und es hinter sich bringen wollen. Einfach ausgedrückt: „Als PDF drucken“ ist keine empfehlenswerte Methode, um ein Word-Dokument in das PDF-Format zu konvertieren, da dabei alle in das Word-Dokument integrierten Barrierefreiheitsfunktionen zwangsläufig entfernt werden, was zu einer „unmarkierten“ PDF-Datei führt – einer PDF-Datei, die keine Markups zur Strukturierung ihres Inhalts enthält.
Und mal ganz ehrlich: Was hätte es für einen Sinn, all diese Anstrengungen im Bereich der Barrierefreiheit zu unternehmen, wenn sie dann in letzter Minute aufgrund eines fehlerhaften oder unsachgemäßen Konvertierungsprozesses zunichte gemacht würden? Bei nicht getaggten Dokumenten gehen alle Maßnahmen zur Barrierefreiheit verloren, was wiederum bedeutet, dass diese in Adobe Acrobat Pro von Grund auf neu vorgenommen werden müssen. Daher sollten Sie das Drucken als PDF natürlich um jeden Preis vermeiden.
Tatsächlich hängt die geeignete Methode zur Konvertierung von Microsoft Word-Dateien in das PDF-Format weitgehend von der bei Ihnen installierten Version von Microsoft Office ab. Der Kürze halber konzentrieren wir uns hauptsächlich auf die in Microsoft Word 2010 verfügbaren Optionen, werden aber zum Abschluss dieses Beitrags auch kurz auf die Möglichkeiten eingehen, wie dies mit Word 2007 und Word 2000–2003 erreicht werden kann.
Microsoft Word 2010
In Office 2010 gibt es zwei Möglichkeiten, PDF-Dateien mit Tags zu erstellen: 1) nativ oder 2) mit dem Adobe-Add-In „PDFMaker“. Dieses Add-In steht allen Nutzern zur Verfügung, die Adobe Acrobat installiert haben. Andernfalls kann die native Methode verwendet werden. Beide werden im Folgenden beschrieben.
Konvertierung in das PDF-Format mit Word und PDFMaker
Die zuverlässigste Methode, ein Word-Dokument in das PDF-Format zu konvertieren, ist die Verwendung des PDFMaker-Add-Ins, das bei der Installation von Acrobat Pro automatisch in Office 2010 installiert wird. Durch die Verwendung von PDFMaker wird sichergestellt, dass alle Barrierefreiheitsfunktionen des Word-Dokuments während der Konvertierung in das PDF-Format erhalten bleiben, einschließlich der mit Tags versehenen Elemente.
Bevor Sie jedoch ein Word-Dokument zum ersten Mal in das PDF-Format konvertieren, sollten Sie unbedingt die Einstellungen für die PDF-Konvertierung im Hinblick auf die Barrierefreiheit überprüfen. Einmal festgelegt, bleiben diese Einstellungen so lange gültig, bis sie geändert werden. Sofern keine Änderungen vorgenommen werden, müssen diese Einstellungen also nur einmal festgelegt werden und können danach zuverlässig verwendet werden.
Um die Konvertierungseinstellungen von PDFMaker anzuzeigen oder zu ändern, wechseln Sie zunächst zur Registerkarte „Acrobat“ in der Gruppe „Adobe PDF erstellen“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Einstellungen“. Daraufhin wird das Dialogfeld „Acrobat PDF Maker“ geöffnet. Führen Sie dort die folgenden Schritte aus:
- Wählen Sie die Registerkarte „Einstellungen“, gehen Sie zu „Anwendungseinstellungen“ und stellen Sie sicher, dass die Optionen „Lesezeichen erstellen“, „Links hinzufügen“ und „Barrierefreiheit und Reflow bei getaggten Adobe PDF-Dateien aktivieren“ aktiviert sind. Die Option „Quelldatei anhängen“ kann deaktiviert bleiben.
- Wechseln Sie anschließend zur Registerkarte „Sicherheit“ und stellen Sie sicher, dass die Optionen unter „Berechtigungen“ nicht aktiviert sind. Die Passwortsicherheit wird später in Adobe Acrobat Pro zum Tragen kommen. Falls diese Option aus irgendeinem Grund vor der PDF-Konvertierung aktiviert werden muss, stellen Sie sicher, dass zumindest die Option „Textzugriff für Bildschirmlesegeräte für Sehbehinderte aktivieren“ aktiviert ist.
- Stellen Sie auf der Registerkarte „Word“ unter „Word-Funktionen“ sicher, dass die Option „Fußnoten- und Endnotenverweise konvertieren“ ausgewählt ist. Die beiden anderen Optionen können deaktiviert bleiben.
- Stellen Sie abschließend auf der Registerkarte „Lesezeichen“ sicher, dass auch die Option „Word-Überschriften in Lesezeichen umwandeln“ ausgewählt ist. Die beiden anderen Optionen können deaktiviert bleiben.
Sobald Sie diese Einstellungen ausgewählt haben, klicken Sie zur Bestätigung auf die Schaltfläche „OK“. PDFMaker ist nun bereit, Ihre PDF-Konvertierungsprozesse ordnungsgemäß zu verwalten. Jetzt ist es an der Zeit, das PDF-Dokument zu erstellen!
- Kehren Sie zur Registerkarte „Acrobat“ in der Gruppe „Adobe PDF erstellen“ zurück und klicken Sie auf die Schaltfläche „PDF erstellen“. Sie können auch einfach zur Registerkarte „Datei“ wechseln und aus der Liste der Formatoptionen „Als Adobe PDF speichern“ auswählen. Bei beiden Optionen wird das Dialogfeld „Adobe PDF-Datei speichern unter“ geöffnet.
- Anschließend werden Sie aufgefordert, der Datei einen Namen zu geben und sie wie gewohnt auf Ihrer Festplatte zu speichern. Verwenden Sie dabei die Dateiendung .pdf und klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.
- Während die Datei in das PDF-Format konvertiert wird, öffnet sich das Dialogfeld „Acrobat PDFMaker“. Sobald der Konvertierungsvorgang abgeschlossen ist, wird die neu erstellte Datei in Acrobat Pro geöffnet. Und voilà! Die resultierende PDF-Datei sollte mit Tags versehen sein und die meisten, wenn nicht sogar alle ursprünglich integrierten Barrierefreiheitsfunktionen enthalten.
Weitere Informationen zum Konvertierungsprozess finden Sie in den Leitlinien von WebAIM zur korrekten Konvertierung eines Word-Dokuments in das PDF-Format, die im „PDF Accessibility Tutorial“ bereitgestellt werden: http://webaim.org/techniques/acrobat/converting.
Native Konvertierung in PDF mit Word
Wenn Sie Acrobat Pro nicht auf Ihrem Computer installiert haben, können Sie eine Word-Datei direkt in das PDF-Format konvertieren, indem Sie „Datei“ » „Speichern unter“ auswählen und unter „Dateityp“ die Option „PDF“ auswählen. Bevor Sie die Datei speichern, wählen Sie „Optionen“ und stellen Sie sicher, dass die Option „Dokumentstruktur-Tags für Barrierefreiheit“ aktiviert ist. Auch in diesem Fall sollte die resultierende PDF-Datei mit Tags versehen sein und die meisten, wenn nicht sogar alle ursprünglich integrierten Barrierefreiheitsfunktionen enthalten. Wie bereits bei der zuvor erläuterten Methode kann das Ergebnis variieren.
Office 2007
Benutzer von Office 2007 müssen entweder Adobe Acrobat oder das Microsoft PDF-Add-In installiert haben. Mit dem Adobe-Add-In können Sie eine PDF-Datei erstellen, indem Sie auf die Office-Schaltfläche klicken und „Speichern unter“ » „Adobe PDF“ auswählen oder indem Sie in der Acrobat-Multifunktionsleiste „PDF erstellen“ auswählen. Standardmäßig sollte ein getaggtes PDF-Dokument erstellt werden. Sie können die Barrierefreiheitseinstellung überprüfen, indem Sie die Adobe PDF-Konvertierungsoptionen auswählen. Die Option „Barrierefreie (getaggte) PDF-Datei erstellen“ sollte ausgewählt sein.
Für Word 2007 steht ein kostenloses Add-In zum Speichern als PDF zur Verfügung. Klicken Sie auf die Office-Schaltfläche und wählen Sie „Speichern unter“ » „PDF“. Wählen Sie vor dem Speichern „Optionen“, um sicherzustellen, dass die Option „Dokumentenstruktur-Tags für Barrierefreiheit“ aktiviert ist. Beachten Sie jedoch, dass diese Methode beim Taggen von Inhalten nicht so gut ist wie das Adobe-Add-In. Sie sollten die Barrierefreiheit der resultierenden PDF-Datei immer mit Acrobat Pro überprüfen.
Office 2000–2003
Benutzer von Office 2000–2003 müssen Acrobat sowie das Add-In installiert haben, das bei der Installation von Adobe Acrobat standardmäßig in Microsoft Office mitinstalliert wird. Mit diesem Add-In können Sie Office-Dateien in das PDF-Format konvertieren, ohne Acrobat öffnen zu müssen. Dieses Add-In installiert außerdem ein Adobe-PDF-Menü, das in der Menüleiste angezeigt werden sollte. Um ein Word-Dokument in ein PDF-Dokument zu konvertieren, wählen Sie „Adobe PDF“ » „In Adobe PDF konvertieren“. Um zu überprüfen, ob die Barrierefreiheitsfunktionen aktiviert sind, gehen Sie zu „Adobe PDF“ » „Konvertierungseinstellungen ändern“ und stellen Sie sicher, dass die Option „Barrierefreiheit und Neuanordnung bei getaggtem Adobe PDF aktivieren“ ausgewählt ist.
Einfacher geht es kaum. Wenn der Großteil der Maßnahmen zur Barrierefreiheit bereits im Quelldokument umgesetzt wird und die Konvertierung ins PDF-Format auf eine der oben beschriebenen Weisen erfolgt, sollten die resultierenden Dokumente aus Sicht der Barrierefreiheit in bester Verfassung sein. Also: Starten Sie die Tools und legen Sie los!
Dieser Blogbeitrag bildet den Abschluss unserer Reihe zum Thema Barrierefreiheit von PDF-Dateien. Die vorherigen Beiträge finden Sie hier:
- Anforderungen an ein barrierefreies PDF: Teil 1
- Anforderungen an ein barrierefreies PDF: Teil 2 – Häufige Barrieren für die Barrierefreiheit
- Anforderungen an ein barrierefreies PDF: Teil 3 – Bewährte Verfahren bei der Erstellung
- Anforderungen an ein barrierefreies PDF: Teil 4 – Der richtige Konvertierungsprozess (dieser Beitrag)
Wir hoffen, dass Ihnen dieser letzte Teil unserer Reihe zu den Anforderungen an die Barrierefreiheit von PDF-Dateien gefallen hat. Haben Ihnen diese Best Practices dabei geholfen, den richtigen Einstieg in das Thema Barrierefreiheit bei PDF-Dateien zu finden? Gibt es weitere konkrete Aspekte, die Sie gerne von uns behandelt gesehen hätten? Zögern Sie nicht, einen Kommentar zu hinterlassen, damit wir diesen Austausch fortsetzen können.
