Für viele von uns sind Tools für virtuelle Konferenzen aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Da immer mehr Unternehmen die Möglichkeit zum Homeoffice anbieten, nutzen immer mehr Arbeitnehmer diese Tools im Alltag. Anstatt jedoch über die Funktionen und den Nutzen der verschiedenen Plattformen zu sprechen, möchten meine Kollegin Jeanine und ich einige persönliche Beobachtungen und Tipps dazu teilen, wie man virtuelle Meetings barrierefreier und inklusiver gestalten kann.
In diesem Beitrag legen wir die Grundlagen für die Durchführung und Teilnahme an einer barrierefreien Telefonkonferenz dar. Wir stellen die unserer Meinung nach barrierefreiesten Konferenztools vor, beschreiben gängige Funktionen und deren Barrierefreiheit und geben einige Tipps, wie Sie Ihr Publikum auf barrierefreie und inklusive Weise einbinden können.
Wir hoffen, dass diese Vorschläge Ihnen dabei helfen, beim nächsten Telefonat über Barrierefreiheit nachzudenken.
Die Technologie hat sich stark weiterentwickelt, aber es gibt Möglichkeiten, sie noch zu verbessern
Lassen Sie uns zunächst einmal anerkennen, dass wir in einer Zeit leben, die irgendwie unglaublich ist. Bevor wir uns mit barrierefreien Präsentationen befassen, wollen wir zunächst einmal einige Fakten betrachten: Vor fünfundzwanzig Jahren gab es noch keine Videokonferenzen, keine interaktive Weitergabe von PowerPoint-Präsentationen in Echtzeit, keinen Online-Lebensmitteleinkauf und so etwas wie „Homeoffice“ über einen längeren Zeitraum gab es noch gar nicht.
Wir nutzen Technologien wie Zoom, GoToMeeting und WebEx bereits seit einiger Zeit, doch diese Tools haben sich schnell zum neuen Standard für die Abwicklung geschäftlicher Angelegenheiten und – seit kurzem – auch für gesellschaftliche Veranstaltungen entwickelt. Für die meisten Menschen sind Tools für virtuelle Konferenzen recht intuitiv zu bedienen, sodass es eigentlich nicht viel zu erklären gibt.
Wenn Sie jedoch vor Menschen mit Behinderungen präsentieren oder wenn Menschen mit Behinderungen die Präsentation halten, sollten Sie auch die Barrierefreiheit berücksichtigen. Konferenztools werden häufig von blinden und gehörlosen Menschen genutzt, von Menschen, die Hilfsmittel wie Blicksteuerung und Schaltgeräte verwenden, sowie von Nutzern so gut wie jeder anderen denkbaren Form von assistiver Technologie.
Das sind großartige Neuigkeiten, denn es bedeutet, dass wir in eine Ära der Inklusion eintreten, wie wir sie noch nie zuvor erlebt haben. Und mit ein paar kleinen Maßnahmen können wir virtuelle Besprechungen und Präsentationen für Menschen mit Behinderungen inklusiver gestalten.
Wählen Sie eine barrierefreie Konferenzplattform aus
Zwar sind die meisten Konferenzdienste recht barrierefrei, doch die beiden, die allgemein als die barrierefreiesten gelten, sind Zoom und Microsoft Teams. In diesem Beitrag konzentrieren wir uns auf Zoom. Wenn Sie jedoch einen anderen Dienst nutzen, informieren Sie sich bitte ein wenig darüber, wie barrierefrei dieser ist, und fragen Sie vor allem einige Menschen mit entsprechenden Behinderungen nach ihrer Meinung. Wir versprechen Ihnen, dass sie Ihnen gerne ihre Eindrücke mitteilen werden!
Im Gegensatz zu anderen Konferenztools verfügt Zoom weder über Multifunktionsleisten noch über herkömmliche Menüleisten, sodass Nutzer, die zwischen verschiedenen Geräten wechseln oder Bildschirmleseprogramme verwenden, nicht so schnell von einer Funktion zur nächsten oder von einer Einstellung zur nächsten springen können. Nutzer von assistiver Technologie können sich jedoch mit den Registerkarten auf der Hauptoberfläche der Anwendung vertraut machen und einige Tastenkombinationen erlernen, die die Navigation erheblich erleichtern.
Die gute Nachricht ist, dass die Tastenkombinationen im Allgemeinen intuitiv sind und aus sinnvollen Buchstaben bestehen. Hier sind einige Tastenkombinationen für Zoom:
- Alt + A schaltet die Tonwiedergabe stumm bzw. hebt die Stummschaltung auf
- Alt + V hat dieselbe Funktion für Videos
- Alt+S startet die Bildschirmfreigabe
- Mit Alt + Y hebst du die Hand, und der Moderator der Besprechung kann dies bestätigen (ich stelle mir das „Y“ als eine Person vor, die die Hände über den Kopf hebt – das hilft mir, mich daran zu erinnern).
Eine Liste der Tastenkombinationen finden Sie aufder Websitevon Zoom, und auch die Anwendung selbst enthält eine Liste der gängigsten Tastaturbefehle.
Nutzen Sie die Chat-Funktion nur in Maßen
Hier ist ein wichtiger Aspekt zu beachten: Menschen ohne Behinderung nutzen die Chat-Funktion in der Regel häufig. Es macht Spaß und ist einfach, einen kurzen Kommentar zu hinterlassen, ohne den Redner unterbrechen zu müssen. Für Menschen mit Aufmerksamkeitsdefizitstörungen kann der Chat jedoch eine Herausforderung darstellen, für die Bedienung mit einem Switch-Gerät kann er hinsichtlich der erforderlichen Reaktionsgeschwindigkeit schwierig sein, und für Menschen, die Bildschirmleseprogramme nutzen, kann er ablenkend wirken, da sie den Chat statt des Vortragenden hören.
Hier ein Beispiel: Wenn jemand einen Screenreader verwendet, um ein Meeting zu leiten, muss man nicht nur dem Screenreader zuhören, sondern auch dem Chat und den Ansagen, wenn Teilnehmer dem Meeting beitreten oder es verlassen.
Ja, es ist genauso schlimm, wie es klingt (entschuldigen Sie das Wortspiel). Wir wissen, wie sehr die Nutzer den Chat schätzen und dass er ein wertvolles Werkzeug sein kann. Aber wenn Sie das nächste Mal die Chat-Funktion nutzen, überlegen Sie sich, wie notwendig Ihr Kommentar wirklich ist und welche Belastung dies für diejenigen darstellt, denen die Nutzung während einer Besprechung Schwierigkeiten bereitet. Stellen Sie sich den Chat so vor, als würden die Teilnehmer mitten in einer Besprechung miteinander plaudern. Ziemlich ablenkend, oder?
Der Bildschirmleser JAWS verfügt über eine praktische Funktion, mit der Nutzer durch Drücken von Alt + Windows-Taste + S ausschließlich die Ansagen von Zoom stummschalten können. Das kann hilfreich sein, um sich auf das Meeting zu konzentrieren, und macht das Präsentieren fast schon zum Vergnügen. Der Nachteil ist, dass jemand, der einen Bildschirmleser nutzt, alle Nebenkommentare im Chat verpasst, und es kann sich weniger inklusiv anfühlen, wenn alle anderen über etwas lachen, an dem man nicht teilhaben kann. Als Teilnehmer kannst du zu einer inklusiven Atmosphäre beitragen, indem du deine Kommentare mündlich teilst und anderen die Möglichkeit gibst, darauf zu reagieren und am Gespräch teilzunehmen.
Beschreiben Sie, was auf dem Bildschirm zu sehen ist
Ein weiteres Tool, das eine Herausforderung für die Barrierefreiheit darstellen kann, ist das Anmerkungswerkzeug. Das Tool ist zwar zweifellos cool und in manchen Fällen eine Bereicherung, aber es ist nicht besonders inklusiv. Unterm Strich können Nutzer von Bildschirmleseprogrammen weder Anmerkungen lesen noch hinzufügen. Nutzer von Schaltgeräten können die Freihand-Schreibfunktion auf Folien nicht nutzen, und das Tool kann möglicherweise auch für andere Menschen mit kognitiven Beeinträchtigungen eine Ablenkung darstellen. Wenn Sie das Anmerkungswerkzeug verwenden, stellen Sie zumindest sicher, dass Sie beschreiben, worauf Sie mit der Anmerkung hinweisen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass Videopräsentationen und Bildschirmfreigaben – anders als bei der Freigabe eines Dokuments – nicht von einem Screenreader vorgelesen werden können. Das bedeutet, dass alle Informationen, die der Präsentator nicht laut ausspricht, für Nutzer eines Screenreaders verloren gehen, bis sie Zugang zu einer Datei mit Text- und Bildbeschreibungen erhalten (d. h. nicht sofort).
Um dem abzuhelfen, sollten Sie bei Präsentationen oder beim Vorlesen von Inhalten auf dem Bildschirm darauf achten, die wichtigsten Punkte vorzulesen und Ihre Bilder und Diagramme zu beschreiben. Hier ist ein Tipp: Stellen Sie sich vor, Ihr Chef wäre an der Telefonkonferenz beteiligt, müsste sich aber aus dem Auto zuschalten und möchte dennoch alle Details erfahren. Wenn Sie alles so beschreiben, dass er am Telefon folgen kann, dann können auch alle anderen mitverfolgen!
Teilnahme in Echtzeit durch Untertitel und Relay-Dienste
Bevor wir zum Schluss kommen, sollten wir erwähnen, dass es einige Menschen mit Behinderungen gibt, für die virtuelle Konferenztools tatsächlich ein entscheidendes Hindernis darstellen. Beispielsweise nutzen taubblinde Nutzer in der Regel Braillezeilen zur Interaktion mit Technologie, und keines dieser Konferenztools funktioniert gut mit Braillezeilen.
Die beste Lösung für Nutzer von Braillezeilen wäre es, parallel zur Präsentation eine Transkription bereitzustellen, damit die Teilnehmer der Präsentation durch Lesen folgen können, da selbst die Untertitel für die meisten Braillezeilen nicht barrierefrei sind. Organisationen, die über die Ressourcen verfügen, Echtzeit-Untertitel und Transkriptionsdienste anzubieten, empfehlen wir dies dringend, insbesondere bei wichtigen Präsentationen und Kundengesprächen.
Eine weitere Möglichkeit für Menschen, die taub, taubblind oder sprachbehindert sind, ist die Nutzung eines Telekommunikations-Relay-Dienst (TRS). Relay-Dienste ermöglichen die Teilnahme in Echtzeit durch einen Kommunikationsassistenten, der dabei hilft, Informationen so zu vermitteln, dass sowohl die Person mit einer Behinderung als auch das Publikum sie verstehen können. So könnte beispielsweise ein gehörloser Nutzer einen Relay-Dienst nutzen, um während einer Telefonkonferenz in Gebärdensprache betreut zu werden. In einigen Fällen können Informationen über Relay-Dienste sogar über eine Braillezeile übermittelt werden. Konferenztechnologien wie Zoom sind jedoch noch nicht in der Lage, reibungslos mit Braillezeilen zusammenzuarbeiten.
Überlegen Sie sich kreative Möglichkeiten, um das Engagement zu steigern
Es ist schwer, sich bei Webinaren und Zoom-Meetings voll und ganz zu konzentrieren, besonders wenn man Kinder, Haustiere, Mitbewohner und andere Ablenkungen zu Hause hat. Wir alle machen uns schuldig, während Telefonkonferenzen und Webinaren „Multitasking“ zu betreiben.
Auch wenn das Stellen von Fragen an die Teilnehmer und die neue Emoji-Reaktionsfunktion in Zoom bereits recht interaktiv sind, sollten Sie beobachten, wie aufmerksam die Teilnehmer sind, wenn sie wissen, dass die Teilnahme und das Beantworten von Fragen zu einer kleinen Belohnung führen können. Zu den beliebtesten Optionen, die relativ kostengünstig sind, gehören beispielsweise:
- Aufkleber
- Schokoladentafeln
- Kaffee-Geschenkkarten
- T-Shirts
Wenn Ihr Unternehmen über das nötige Budget verfügt, eignen sich Werbeartikel hervorragend als kleine Geschenke bei Präsentationen wie Webinaren und unternehmensweiten Versammlungen. Hochwertige Artikel wie T-Shirts und Trinkflaschen können ein toller Anreiz zur Teilnahme an der Fragerunde sein oder einfach nach dem Zufallsprinzip verlost werden.
Es gibt sogar Unternehmen, die barrierefreie Elemente wie Braille oder Fingeralphabet zusammen mit Ihrem Firmennamen hinzufügen können. Insgesamt ist das Anbieten kleiner Anreize eine einfache Möglichkeit, die Teilnehmer durch eine kleine positive Belohnung bei Laune zu halten und ihre Aufmerksamkeit aufrechtzuerhalten – und gleichzeitig Ihre Marke zu stärken, wenn die Sendung in der Post ankommt!
Die Konferenztechnik hat große Fortschritte gemacht, aber wir sind noch nicht ganz am Ziel
Uns ist bewusst, dass die Barrierefreiheit in Echtzeit noch in den Kinderschuhen steckt und wir alle noch viel lernen müssen – insbesondere da die Konferenz-Tools ständig neue Updates mit neuen Funktionen veröffentlichen. Wir würden uns sehr über Ihr Feedback zu Ihren Erfahrungen mit Konferenzplattformen freuen, ebenso wie über die Herausforderungen, denen Sie begegnen, und darüber, wie Sie Barrierefreiheit bei Ihren Präsentationen umsetzen.
Nutzen Sie zu Ihrer Unterstützung und für mehr Komfort unsere praktische Checkliste zur Barrierefreiheit vor Ihrem nächsten virtuellen Meeting – dort finden Sie eine kurze Übersicht mit Tipps, damit die Veranstaltung so barrierefrei wie möglich gestaltet wird.
Über die Autoren:
Mark Lasser ist Senior-Berater für Barrierefreiheit bei Deque. Vor seiner Tätigkeit bei Deque war Mark als Senior-Spezialist für Barrierefreiheit bei Starbucks und als Senior Director für Barrierefreiheit bei Charter Communications tätig.
Jeanine K. Lineback ist Senior-Beraterin für Barrierefreiheit bei Deque. Jeanine ist Vorstandsmitglied der National Federation of the Blind im Bereich Informatik und setzt sich seit langem für den gleichberechtigten Zugang zu Technologie ein.
