Kein Budget, kein Programm, und die EAA-Frist rückt immer näher.

Erfahrungsbericht aus der Praxis: Die Geschichte eines echten Kunden.

Mit diesem Beitrag starte ich eine neue Artikelserie, in der es um meine Erfahrungen mit Kunden vor Ort geht. Ich nenne die Serie scherzhaft „Field Notes“.

Als Senior Vice President und Chief Architect bei Deque reise ich um die ganze Welt und treffe mich mit einer Vielzahl von Organisationen, um die Transformation im Bereich der digitalen Barrierefreiheit zu erörtern und umzusetzen.

Diese Artikel bieten mir die Gelegenheit, darüber zu berichten, was ich über die konkreten Herausforderungen höre, denen Unternehmen gegenüberstehen, und welche praktischen Maßnahmen sie ergreifen, um ihre Programme zur digitalen Barrierefreiheit auf ein neues Niveau zu heben.

Die Geschichten, die ich hier vorstelle, werden natürlich anonymisiert, enthalten aber dennoch garantiert jede Menge Einblicke aus der Praxis und Ideen, mit denen Sie Ihr Barrierefreiheitsprogramm ausbauen und optimieren können.

Los geht’s!

Das Thema, der Kunde, die Herausforderung

Unser Thema heute ist die Vorbereitung auf das Europäische Gesetz zur Barrierefreiheit (EAA), und der Kunde ist ein sehr großer Einzelhändler, der weder über ein Programm zur Barrierefreiheit noch über ein dafür vorgesehenes Budget verfügt. Als er uns anrief, war die Angelegenheit dringend.

Das Unternehmen ist in mehreren EU-Ländern vertreten, betreibt sowohl Online- als auch stationäre Geschäftsbereiche und beschäftigt mehr als 100.000 Mitarbeiter. Trotz des Ausmaßes dieser Herausforderung verfügt die Person, die von der Unternehmensleitung mit der Organisation der EAA-Maßnahmen des Unternehmens betraut wurde, jedoch über wenig bis gar keine Erfahrung im Bereich Software oder digitale Barrierefreiheit.

Es spricht für das Unternehmen, dass es sich zwar erst gerade mit seinen Verpflichtungen gemäß dem EAA vertraut macht, sich aber bemüht, die Probleme direkt anzugehen.

Erste Schritte: Mentale Vorbereitung

Man könnte meinen, der erste Schritt in einer solchen Situation wäre taktischer Natur. In Wirklichkeit muss man sich jedoch erst mental vorbereiten, bevor man strategisch handeln kann.

Jede Art von digitaler Transformation kann ein gewaltiges und chaotisches Unterfangen sein. Kommt dann noch eine drohende Frist hinzu – und die sehr realen Konsequenzen, die eine nicht fristgerechte Umsetzung nach sich zieht –, schießt der Stresspegel in die Höhe.

Deshalb ist es wichtig, dass du dir selbst etwas Nachsicht entgegenbringst. Du musst dich aus dem Strudel herausnehmen, die Dinge objektiv betrachten und dir bewusst machen, dass dies eine schwierige Aufgabe ist. Es wird einige Zeit dauern, und das ist in Ordnung.

Es ist außerdem wichtig, sich vor Augen zu halten, dass Sie die aktuelle Situation nicht selbst herbeigeführt haben und dass Ihnen auch keine Schuld dafür gegeben wird, wie es dazu gekommen ist. Die Vergangenheit ist Vergangenheit. Wichtig ist, dass Sie versuchen, die Dinge so zu gestalten, dass sie sich positiv weiterentwickeln. Behalten Sie die Kontrolle über das, was Sie beeinflussen können, und seien Sie bereit, Kurs zu ändern und sich anzupassen, sobald neue Informationen oder Situationen auftreten.

Denken Sie schließlich daran, dass die Barrierefreiheits-Community genau das ist – eine Gemeinschaft. Sie besteht aus talentierten, engagierten und erfahrenen Menschen, die ihr Fachwissen gerne weitergeben und Ihnen helfen, wann und wie immer sie können. Leistungsstarke Tools, erfahrene Praktiker und wertvolle Bildungsressourcen stehen Ihnen zur Verfügung, und der Zugriff darauf kann Ihnen helfen, Ihre eigenen Bemühungen voranzutreiben.

Nächste Schritte: Den Plan erstellen, den Plan verkaufen!

Meine nächste strategische Empfehlung an den Kunden lautete, zunächst sofortige kurzfristige Maßnahmen zu ergreifen und gleichzeitig einen umfassenderen langfristigen Plan auszuarbeiten. Anschließend sollte der Schwerpunkt darauf liegen, die Unterstützung der Führungsspitze für diesen Plan zu gewinnen. Das Ziel ist es, dass es für niemanden zu Überraschungen kommt – auch nicht für diejenigen, die nur am Rande an dem Vorhaben beteiligt sind.

Schauen wir uns nun einige der konkreten Schritte an, die wir besprochen haben.

Rechtliche Abstimmung und Unterstützung sicherstellen

Es ist wichtig, direkt mit dem Team zusammenzuarbeiten, das für rechtliche, regulatorische und Compliance-Angelegenheiten zuständig ist. Diese Mitarbeiter sind entscheidende Partner bei diesen Bemühungen. Gemeinsam müssen Sie verstehen, wie sich die EAA auf Ihr Unternehmen auswirkt und welcher Aufwand erforderlich ist, um die Anforderungen zu erfüllen. Außerdem müssen Sie festlegen, wie Sie die Anforderungen erfüllen wollen. Dies kann von umfassenden Audits und Korrekturmaßnahmen bis hin zu einem eher risikobasierten Ansatz reichen, bei dem punktuelle Korrekturen vorgenommen oder stark frequentierte und besonders sichtbare Nutzerpfade und Webseiten einer Priorisierung unterzogen werden. Schließlich müssen Sie festlegen, wie Sie Informationen kommunizieren werden, damit alle auf dem gleichen Stand sind und auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.

Erkunden Sie unkonventionelle Finanzierungsansätze

Niemand spricht gerne über Geld, aber im Geschäftsleben braucht man finanzielle Mittel, um Dinge zu verwirklichen. Da Budgetzyklen jedoch nun einmal so sind, wie sie sind, müssen Sie möglicherweise kreativ werden, wenn Ihre Fristen drängen und mitten im Zyklus liegen (die gefürchteten „außerplanmäßigen Ausgaben“).

Genau in dieser Situation befand sich unser Kunde.

Das Erste, was ich in Bezug auf Budgets immer klarstelle, ist, dass die Unternehmensleitung Mittel für digitale Barrierefreiheit bereitstellen muss. Meine Empfehlung lautet, zwei bis drei kompetente interne Mitarbeiter hinzuzuziehen, um ein skalierbares Budget zu erstellen, das den anfänglichen, mittelfristigen und langfristigen Bedarf an Schulungen, Tools und Personal klar darlegt. Die Aufgabe der Unternehmensleitung besteht darin, das vorhandene Budget umzuschichten, um dies zu ermöglichen, und eine angemessene Finanzierung für den nächsten Haushaltszyklus sicherzustellen. Profi-Tipp: Nutzen Sie Ihren Finanzvorstand. Es gibt zahlreiche kreative Möglichkeiten, im Laufe eines Haushaltsjahres nicht eingeplante Mittel zu finden.

Verweis auf die DSGVO zur Abstimmung der Führungskräfte hinsichtlich der Einrichtung einer Arbeitsgruppe

Wenn die Lage dringend ist und Fristen kurz bevorstehen, ist es am besten, eine Task Force einzurichten und ihr „Notfallbefugnisse“ zu erteilen. Dies sorgt gleichzeitig für die nötige Ernsthaftigkeit – im Sinne von „Das ist keine Übung“ – und hilft Ihnen dabei, wichtige funktionsübergreifende Ressourcen aus den Bereichen Entwicklung, Schulung, Sicherheit, Test/Qualitätssicherung, Design, Beschaffung, Unternehmenskommunikation, Change-Management-Spezialisten, Projektmanagement, Personalwesen, Geschäftsleitung und weiteren Bereichen zu sichern. Hatte Ihr Unternehmen eine Task Force für die DSGVO? Nutzen Sie diese Erfahrung als Vorlage.

Das Bewusstsein für Barrierefreiheit stärken und einen Schulungsplan umsetzen

Die Sensibilisierung ist ein wesentlicher Bestandteil der Verbesserung der digitalen Barrierefreiheit. Dies lässt sich auf vielfältige Weise erreichen – von einer Grundsatzrede über praktische Übungen bis hin zu Vorträgen von Mitarbeitern mit eigener Erfahrung. Im Anschluss an Sensibilisierungskampagnen können rollenspezifische Schulungen angeboten werden, die Grundlagen der digitalen Barrierefreiheit, Lernmodule zu Vorschriften und Konformität sowie Anleitungen zu Barrierefreiheitsstandards und Erfolgskriterien umfassen. Für jede Rolle in Ihrem Unternehmen sollte im Rahmen des Weiterbildungsplans eine Schulung zum Thema Barrierefreiheit vorgesehen sein.

Teams mit Tools ausstatten

Sobald die Teams geschult und ausgebildet sind, können Sie sie mit den Tools ausstatten, die sie benötigen, um sicherzustellen, dass das, was sie entwickeln, barrierefrei ist – von Lint-Tools und KI-gestützten Tools während des Entwurfs- und Programmierprozesses bis hin zu manuellen Tests mit assistiver Technologie. Es ist entscheidend, diese Tools genau zum richtigen Zeitpunkt einzusetzen. Werden sie zu früh eingeführt, könnte die Akzeptanz Probleme bereiten. Werden sie zu spät bereitgestellt, besteht die Gefahr, dass die Mitarbeiter das Gelernte aus der Schulung wieder vergessen.

Erstellen Sie einen Kommunikationsplan

Die oberste Regel lautet: Lieber zu viel als zu wenig kommunizieren. Teilen Sie Details und Statusberichte so oft mit, wie es realistisch ist. Informieren Sie zunächst die gesamte Organisation darüber, dass Sie aktiv einen Plan entwickeln, um inklusive digitale Erlebnisse zu schaffen, die den neuen EAA-Vorschriften entsprechen. Wenn Sie die Arbeitsgruppe einrichten, geben Sie dies bekannt und teilen Sie die Details mit. Sobald klar wird, wie die verschiedenen Teams dazu beitragen werden und welche Auswirkungen dies auf sie haben wird, stellen Sie sicher, dass diese Informationen weitergegeben werden. Geben Sie regelmäßig Fortschrittsberichte heraus. Je klarer und konsistenter Ihre Kommunikation ist, desto einheitlicher werden die Bemühungen sein. Klare Kommunikation mindert zudem den Stress der Mitarbeiter – Menschen sind zufriedener, wenn sie wissen, was vor sich geht.

Entwicklung von Einarbeitungsprozessen und -materialien für die Task Force

Stellen Sie sicher, dass Sie über einen Einarbeitungsprozess für neue Mitglieder der Arbeitsgruppe verfügen. Im Laufe der Zeit werden Mitglieder kommen und gehen. Ein dokumentierter Einarbeitungsprozess hilft Ihnen dabei, im Zuge der Weiterentwicklung der Initiative für Kontinuität zu sorgen. Achten Sie darauf, dass dieser Prozess Materialien zur digitalen Barrierefreiheit, zur EAA-Verordnung, zu strategischen Plänen, Betriebsmodellen und RACI-Tabellen umfasst. Ich bevorzuge es, eine einfache SharePoint-Website mit allen relevanten Materialien einzurichten, einschließlich eines kurzen Videos, das den neuen Mitgliedern das Projekt vorstellt.

Wichtige Überlegungen

Wie ich bereits erwähnt habe, sollten Sie mehrere Aufgaben parallel in Angriff nehmen. Während Sie die anderen oben beschriebenen Schritte umsetzen, sollten Sie auch damit beginnen, eine Risikobewertung für Ihre Rechts- oder Compliance-Abteilung zu erstellen.

Planung der Risikoanalyse

Im Fall unseres Kunden habe ich empfohlen, zunächst eine Bestandsaufnahme der digitalen Ressourcen durchzuführen und anschließend Nutzungs- und Besucherzahlen einzubeziehen, um ihm zu verdeutlichen, welche Seiten oder Nutzerpfade für sein Unternehmen am wichtigsten sind.

Anschließend können Sie weitere wichtige Informationen hinzufügen, wie beispielsweise die organisatorische Zuordnung, die Namen der Product Owner und die Angabe, ob bereits Maßnahmen zur Barrierefreiheit für eine bestimmte Website eingeleitet wurden oder nicht. Mit dem Schwerpunkt auf der EAA-Konformität könnten Sie angeben, welche Länder eine digitale Website bedient und welche Barrierefreiheitsvorschriften gelten. Profi-Tipp: Die Liste muss nicht perfekt sein. Sobald Sie eine oder zwei „Tier-1“-Websites identifiziert haben, können Sie mit einer weiteren wichtigen, parallel laufenden Aufgabe fortfahren: den Konformitätstests.

Risikobasierte Konformitätsprüfung

Den richtigen Zeitpunkt für Tests zu finden, ist eine Kunst. Ideal ist es, mit den Tests so zu beginnen, dass die identifizierten Fehler an die Teams zur Behebung weitergeleitet werden können. Die Daten sollten nicht zu lange veralten. Sobald die Teams ihre Schulung abgeschlossen haben und mit den entsprechenden Tools ausgestattet sind, können Sie ihnen Fehler melden.

Was das Testen und die Fehlerbehebung angeht, empfehlen wir einen dreistufigen Ansatz:

1. Automatisierte Tests. Führen Sie zunächst automatisierte Tests durch. Diese lassen sich schnell und kostengünstig durchführen. Beheben Sie anschließend die gefundenen Fehler. Führen Sie danach erneute Tests durch, um sicherzustellen, dass die Probleme tatsächlich behoben wurden.
2. Halbautomatisierte Tests. Führen Sie als Nächstes halbautomatisierte Tests durch. Ein Beispiel hierfür sind die „Intelligent Guided Tests“ von Deque(verfügbar in der axe DevTools-Erweiterung). Gehen Sie dabei genauso vor wie bei den automatisierten Tests: Beheben Sie die festgestellten Fehler und führen Sie anschließend erneute Tests durch, um die Behebung zu bestätigen.
3. Manuelle Tests mit unterstützender Technologie. Führen Sie die manuellen Tests zuletzt durch. Bei diesem Ansatz sollten Sie über soliden und stabilen Code verfügen. Manuelle Tests sind die kostspieligste und zeitaufwendigste Art des Testens. Außerdem erfordern sie Fachwissen. Indem Sie diesen Schritt als Letztes durchführen, stellen Sie sicher, dass Sie diese Ressourcen optimal einsetzen.

Ein Blick in die Zukunft

Deque Das Unternehmen ist besonders stark darin, Unternehmen dabei zu helfen, ihre aktuelle Situation einzuschätzen und gemeinsam Pläne zu entwickeln, um ihre Barrierefreiheitsinitiativen rasch auszubauen und zu skalieren. Trotz der Dringlichkeit der Situation und der mangelnden Erfahrung der mit der Leitung des Vorhabens betrauten Person ist unser Kunde nun gut aufgestellt, um die EAA-Konformität zu erreichen und aufrechtzuerhalten.

Wie gut ist Ihr Unternehmen vorbereitet? Lassen Sie uns darüber sprechen, wie „ Deque “ Ihnen helfen kann, schnell auf Vorschriften wie die EAA zu reagieren. Vereinbaren Sie noch heute einen Termin für eine kostenlose strategische Beratung.